Wer ist bei telegra WAM für die Einhaltung des Datenschutzes verantwortlich?
telegra verarbeitet Ihre Daten und die Daten der Empfänger der Messenger-Nachrichten in Ihrem Auftrag als Verantwortlichem für den Datenschutz i.S.v. Art. 4 Ziffer 7 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Sie müssen deshalb alle datenschutzrechtlichen Vorschriften einhalten und insbesondere:
- vor dem ersten Versand einer Messenger-Nachricht eine nachweisbare Einwilligung vom Empfänger einholen (sog. Double-Opt-In-Verfahren), Art. 7 DSGVO
- die Empfänger als betroffene Personen der Datenverarbeitung im Zeitpunkt der Datenerhebung über die Details der Datenverarbeitung informieren (Art. 13 DSGVO)
- die Rechte betroffener Personen (Empfänger) umsetzen (Art. 7, Art. 15-22 DSGVO)
Wie hole ich die Einwilligung der Empfänger der Messenger-Nachrichten datenschutzkonform ein?
telegra stellt hierfür ein Widget zur Verfügung, das auf der jeweiligen Webseite integriert wird und über das die Einwilligung im sog. Double-Opt-IN-Verfahren (Eingabe Handynummer + Erstkontakt durch Empfänger) eingeholt werden kann.
Der Text der Einwilligungserklärung selbst muss individuell gestaltet und in unmittelbarer Nähe zum „Einwilligungsfenster“ auf der Webseite integriert werden.
Wichtig ist, dass die Empfänger vor der Abgabe ihrer Einwilligungserklärung (Eingabe ihrer Handynummer) darauf hingewiesen werden, dass und wie sie ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen können und der Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Der Widerruf ist jederzeit über eine Messenger-Nachricht „STOP“ möglich.
Wir informiere ich die betroffenen Personen über die Datenverarbeitung?
Am einfachsten ist es, die Empfänger der Messenger-Nachrichten auf der Webseite in unmittelbarer Nähe zum „Einwilligungsfenster“ auf die unternehmenseigene Datenschutzerklärung per Link hinzuweisen und in dieser die Umsetzung von telegra WAM als einen Datenverarbeitungsprozess aufzunehmen. Wichtig sind hierbei insbesondere Ausführungen dazu, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage die Datenverarbeitung erfolgt und wann die Daten gelöscht werden. Rechtsgrundlage für den Erhalt der Nachrichten der Empfänger und die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist die Ihnen gegenüber erteilte Einwilligung zur Kommunikation mit dem Empfänger über den Messenger-Dienst (Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.
Welche Rechte haben betroffene Personen und wie setze ich diese um?
Die Rechte der Betroffenen – sowie die Voraussetzungen für ihre Geltendmachung – ergeben sich aus Art. 7 und Art. 15 – Art. 22 DSGVO. Wesentlich für eine Datenverarbeitung, die auf Basis einer Einwilligung erfolgt, sind folgende Rechte:
- Recht, die erteilte Einwilligung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen, Art. 7 DSGVO
- Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, Art. 15 DSGVO
- Berichtigungs- und Löschrecht, Art. 16 und 17 DSGVO
- Recht auf Datenübertragbarkeit, Art 20
Was muss ich bei einem Widerruf der Einwilligung eines Empfängers tun?
Widerruft ein Empfänger, die Ihnen gegenüber erteilte Einwilligung für die Zukunft, dürfen Sie ihm keine weiteren Nachrichten mehr zukommen lassen und müssen alle personenbezogenen Daten für die keine andere Rechtsgrundlage besteht löschen. Hierzu gibt es eine spezielle Funktion, über die Kontakte, nach Senden eines festgelegten Keyworts, automatisch gelöscht werden. Eine Kontaktaufnahme zum Empfänger ist von diesem Zeitpunkt an nicht mehr möglich.
Erhält der Messenger-Dienst Zugriff auf Kontaktdaten auf unserem Firmenhandy?
Zur Nutzung von telegra WAM wird eine eigene Rufnummer und damit gerade nicht die Rufnummer des Fimenhandys verwendet. Dadurch wird verhindert, dass der Messenger-Dienst Zugriff auf Geschäftskontakte erhält.
Wann werden die Messenger-Nachrichten und der Empfänger-Account gelöscht?
Messenger-Nachrichten werden von uns automatisiert nach 90 Tagen gelöscht.
Die Löschung ist zu veranlassen, wenn der Empfänger dies bei Ihnen beauftragt oder seine Einwilligung widerruft. Der Empfänger kann dann automatisiert alle seine Daten, bzw. seinen gesamten Empfänger-Account löschen, indem er ein von Ihnen definiertes Keywort sendet.
Empfänger, die sichergehen wollen, dass ihre evtl. zusätzlich auf Servern des Messenger-Dienstes gespeicherten Account- und Kommunikationsdaten ebenfalls gelöscht werden, müssen darüber hinaus die Löschung ihrer Daten vom Messenger-Dienstleister verlangen. Eine Löschung durch Sie ist weder möglich noch erforderlich, da die Empfänger Ihrer Nachrichten Sie lediglich als einen weiteren Kontakt beim Messenger-Dienst anmelden und Ihnen erlauben, über den Messenger-Dienst zu kommunizieren.